Alasan Perusahaan Membutuhkan Layanan Document Imaging

Alasan Perusahaan Membutuhkan Layanan Document Imaging

Mengapa perusahaan memerlukan layanan document imaging? Pertanyaan ini mengawali tulisan kita kali ini. Ya, perusahaan memang sangat memerlukan layanan document imaging untuk seluruh dokumen – dokumen penting baik yang dimiliki perusahaan maupun dokumen – dokumen dari pihak ke dua yang data – datanya tersimpan di perusahaan. Document imaging merupakan proses pemindahan dari dokumen berbentuk kerttas atau hardcopy ke dokumen berbentu file computer atau softcopy. Hal ini dilakukan agar data mudah diperoleh ketika dibutuhkan oleh siapa pun. Meskipun mungkin saja tidak semua data perusahaan dirubah, namun jumlahnya kecil. Jadi, disarankan untuk sebuah perusahaan agar merubah dokumen dalam bentuk hardcopy menjadi dokumen dalam bentuk softcopy dengan menggunakan layanan document imaging.Pertanyaan selanjutnya adalah, mengapa perusahaan memerlukan layanan document imaging ?

Alasan Perusahaan Membutuhkan Layanan Document Imaging

Tentu saja ada beberapa alasan kenapa perusahaan memerlukan document imaging tersebut. Alasan – alasan tersebut diantaranya adalah sebagai berikut :

  • Menghemat Pengeluaran. Seringkali karyawan dalam sebuah perusahaan membutuhkan dokumen yang sama dalam satu waktu. Menyalin atau fotokopi justru bukan tindakan yang tepat mengingat ada pengeluaran yang harus dikeluarkan. Document imaging dapat mengurangi biaya karena manajemen hanya perlu membayar sekali dan bisa dibagikan ke banyak karyawan yang membutuhkan.
  • Mudah untuk Didistribusi. Jika semua dokumen berbentuk hardcopy, anda membutuhkan jasa kurir dan waktu yang lebih lama. Lewat document imaging, dokumen jadi mudah untuk didistribusi lewat e-mail atau aplikasi data sharing lainnya.
  • Mudah Disimpan dan Dicari. Arsip dokumen yang disimpan melalui proses scanning, dipisahkan sesuai dengan nama, momentum atau aktivitas, serta tanggal. Proses inilah membuatnya mudah disimpan dan dicari.
  • Menyimpan Dokumen dengan Aman. Lewat document imaging, dokumen diproteksi dengan password sehingga lebih aman dan hanya bisa diakses oleh orang-orang tertentu.
  • Memudahkan Proses Kerja
Alasan lainnya yang tak kalah penting mengapa perusahaan harus menggunakan document imaging adalah kemudahan diakses oleh banyak orang sekaligus. Hardcopy biasanya hanya bisa digunakan atau dibaca satu orang. Hal ini membuat karyawan lain harus menunggu terlebih dahulu. Document imaging membuat pekerjaan jadi lebih efisien karena softcopy bisa digunakan oleh banyak orang dalam waktu bersamaan selama memiliki files atau akses.

Tidak ada komentar:

Diberdayakan oleh Blogger.